เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร ด้วยการทำงานแบบ “LEAN”



“อะไรก็ตามที่ทำไปแล้วไม่ได้สร้างคุณค่าให้กับลูกค้าโดยตรง ถือว่าเป็นความสิ้นเปลือง (Waste) ทั้งหมด”


จากประโยคข้างต้น จากหนังสือ LEAN Software Development น่าจะทำให้เห็นภาพได้เบื้องต้น ว่าการทำงานใด ๆ ก็ตามในชั่วโมงนี้ หากทำให้เกิดการบรรลุเป้าหมายได้เร็วที่สุด และลดการสูญเสียได้มากที่สุด ก็จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากเช่นกัน


“LEAN” คืออะไร ?

Lean คือ แนวคิดการปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่สูญเปล่า หรือไม่สร้างมูลค่า (Waste) เพื่อให้เกิดประโยชน์ หรือผลลัพธ์สูงสุด พร้อมทั้งมีความสามารถในการปรับตัวเพื่อให้เกิด การพัฒนาและการทำงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

โดยแนวคิดดังกล่าวเริ่มต้นขึ้นจากบริษัท โตโยต้า หรือที่รู้จักกันว่า Toyota Way โดยมีแนวความคิดที่ว่า “ต้องใช้ต้นทุนในการผลิตที่ต่ำที่สุด ในเวลาสั้นที่สุด เพื่อมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงสุดแก่ลูกค้า” โดยเน้นไปที่ความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก


โดยระบบ Lean จะให้ความสำคัญ 3 ข้อใหญ่ ๆ ได้แก่

· การกำหนดคุณค่าจากมุมมองของลูกค้าเป็นหลัก

· การกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการธุรกิจ

· และการพัฒนากระบวนการทำงาน เป้าหมาย และบุคคลการอย่างต่อเนื่อง


โดยมีขั้นตอนการทำงานพื้นฐาน (LEAN Principles) 5 ข้อ คือ


1) การกำหนดคุณค่า (Identify Value)

Identify Value หรือการกำหนดคุณค่า คือการเริ่มต้นขั้นแรกของระบบ Lean นั้น คือ การวิเคราะห์สิ่งที่ต้องการสร้างมูลค่าเพื่อตอบสนองความต้องการสูงสุดให้แก่ลูกค้า โดยการวิเคราะห์มูลค่านี้ สิ่งแรกที่ต้องคิดถึงคือ “อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการสูงสุด” ที่ลูกค้าต้องการจากเรา หรือ Pain Point นั่นเอง ซึ่งเมื่อเรามองเห็นสิ่งที่ลูกค้าต้องการแล้ว สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่การตั้งเป้าหมาย (Objective) และการวัดผลในการทำงานต่อไป


2) วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)

Map The Value Stream หรือ การเขียนขั้นตอนการทำงานทั้งหมด ของการทำงานอย่างละเอียด พร้อมทั้งอธิบายขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้สามารถมองเห็นได้ว่า ขั้นตอนไหนบ้างที่ทำให้เกิดประสิทธิภาพ และขั้นตอนไหนบ้างที่สูญเปล่า และเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น เพราะอะไร ไปตลอดจนการพัฒนาปรับปรุงและแก้ไข พร้อมลดกระบวนการสูญเปล่านั้น


3) สร้างขั้นตอนการทำงาน (Create Flow)

หลังจากวางแผนการทำงานเรียบร้อยแล้ว สิ่งสำคัญที่ควรทำในขั้นตอนต่อไป คือ การสร้างระบบการทำงานที่ให้ระบบสามารถทำงานได้ด้วยตนเองมากที่สุด หรือการสร้างการไหลให้มากที่สุด เพื่อลดปัญหาและขั้นตอนการสูญเสียที่ได้วางแผนไว้ให้มากที่สุด โดยหากเป็นในส่วนของการผลิต อาจจะมองได้ว่า หากขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิภาพ ก็จะสามารถลดของเสีย ในการผลิตได้มากขึ้น ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถประหยัดได้ทั้งเวลาและบุคคลากร ในการทำงานอีกด้วย


4) ใช้ระบบดึง (Establish Pull)

การสร้างการดึงหรือ ระบบดึง (Pull System) คือ การทำงานตามความต้องการที่เกิดขึ้นจริง ให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า หรือบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ให้ได้มากที่สุด เช่น การทำงานตามออเดอร์เท่านั้น เพื่อไม่ให้เกิดความสูญเปล่า ด้านการผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ หรือเกิดสินค้าคงคลังมากเกินไป กระบวนการนี้จะทำให้การทำงานไหลลื่นอย่างต่อเนื่อง รวดเร็ว และใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่ามากขึ้น